Постановление Ядринской районной администрации ЧР от 18.12.2013 N 998 "Об утверждении порядка использования архивных документов в Ядринском районном архиве Чувашской Республики"
ЯДРИНСКАЯ РАЙОННАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 18 декабря 2013 г. № 998
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ЯДРИНСКОМ РАЙОННОМ АРХИВЕ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 5 статьи 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 года № 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах", Ядринская районная администрация Чувашской Республики постановляет:
1. Утвердить прилагаемый Порядок использования архивных документов в Ядринском районном архиве Чувашской Республики.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Ильину М.В. - главного специалиста-эксперта отдела организационно-контрольной и кадровой работы.
3. Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.
Глава Ядринской районной
администрации
В.Н.КУЗЬМИН
Приложение
к постановлению
Ядринской районной
администрации
Чувашской Республики
от 18.12.2013 № 998
ПОРЯДОК
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ЯДРИНСКОМ РАЙОННОМ АРХИВЕ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в Ядринском районном архиве Чувашской Республики (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611), Правилами организации и хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059) и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале Ядринского районного архива Чувашской Республики.
1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации и Чувашской Республики, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале Ядринского районного архива Чувашской Республики (далее - читальный зал).
1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам Ядринского районного архива Чувашской Республики (далее - архива) и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.
1.5. Платные услуги пользователям предоставляется архивом в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
1.6. На основании настоящего Порядка архив вправе разрабатывать документы, регламентирующие пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале, с учетом специфики документов архива, особенностей его работы. Указанные документы не могут противоречить настоящему Порядку.
II. Порядок допуска пользователя в читальный зал
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.
2.2. Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца (приложение к настоящему Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем архива или уполномоченным им лицом (далее - руководство архива) на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.
Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.
III. Права и обязанности пользователя
3.1. Пользователь вправе:
3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.
Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.
Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.
3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.
3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.
3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:
до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;
до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель.
3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.
3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.
3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.
3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.
3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива.
Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.
3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.
3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.
3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива.
3.1.16. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.
3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
3.2. Пользователь обязан:
3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.
3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.
3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.12, 3.1.13.
3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200 x 300 мм.
3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.
3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.
3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.
3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.
3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.
3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.
3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).
3.2.14. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.
3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.
3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные.
3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
Приложение
к Порядку использования
архивных документов
в Ядринском районном архиве
Чувашской Республики
Ядринский районный архив Чувашской Республики
Дело пользователя № ______
Анкета
пользователя, работающего в читальном зале
1. Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
2. Дата рождения ______________________________________________________
3. Гражданство ________________________________________________________
4. Место работы (учебы) и должность ___________________________________
___________________________________________________________________________
(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)
5. Образование, ученая степень, звание ________________________________
___________________________________________________________________________
6. Основание для проведения исследований ______________________________
___________________________________________________________________________
(направление организации или по личному заявлению)
7. Название темы, хронологические рамки _______________________________
___________________________________________________________________________
8. Цель работы ________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона ______________
___________________________________________________________________________
10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона _____________
___________________________________________________________________________
11. Номер мобильного телефона, электронный адрес ______________________
___________________________________________________________________________
12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан _________________________
___________________________________________________________________________
Обязательство-соглашение.
Я, ____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в
Ядринском районном архиве Чувашской Республики и обязуюсь его выполнять.
Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных
в анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне
известной информации, использование и распространение которой ограничено
законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
"____" ___________ 20___ г.
_______________________
подпись
______________________________ _______________ ____________________________
должность, сотрудника архива подпись расшифровка подписи
"____" ___________ 20___ г.
------------------------------------------------------------------