Постановление администрации Красноармейского района ЧР от 14.10.2013 N 473 "Об утверждении административного регламента администрации Красноармейского района Чувашской Республики по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов архива"
АДМИНИСТРАЦИЯ КРАСНОАРМЕЙСКОГО РАЙОНА
ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 октября 2013 г. № 473
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА
АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОАРМЕЙСКОГО РАЙОНА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ВЫДАЧА СПРАВОК СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА,
КОПИЙ, ВЫПИСОК ИЗ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА"
В соответствии с постановлением главы администрации Красноармейского района Чувашской Республики от 26.08.2011 № 342 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг" администрация Красноармейского района постановляет:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент администрации Красноармейского района Чувашской Республики по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов".
2. Постановление администрации Красноармейского района от 11.03.2012 № 101 "Об утверждении административного регламента администрации Красноармейского района Чувашской Республики по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов архива" признать утратившим силу.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня опубликования в муниципальной газете "Вестник Красноармейского района" и подлежит размещению на официальном сайте администрации Красноармейского района в сети "Интернет".
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Красноармейского района Лебедева А.Н.
Глава администрации
Красноармейского района
А.В.ШЕСТАКОВ
Утвержден
постановлением
администрации
Красноармейского района
от 14.10.2013 № 473
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ПО ВЫДАЧЕ СПРАВОК
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА, КОПИЙ, ВЫПИСОК
ИЗ ДОКУМЕНТОВ МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ
КРАСНОАРМЕЙСКОГО РАЙОНА ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Предмет регулирования административного регламента
Административный регламент муниципального архива Красноармейского района Чувашской Республики по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов" (далее - Регламент) разработан в целях повышения эффективности предоставления гражданам муниципальной услуги по выдаче справок социально-правового характера, копий, выписок из документов муниципальным архивом Красноармейского района Чувашской Республики.
Регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.
1.2. Круг заявителей
Заявителями на предоставление муниципальной услуги являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях в муниципальный архив.
1.3. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги
1.3.1. Информация об органах местного самоуправления, структурных подразделениях, организациях, представляющих муниципальную услугу
Муниципальная услуга предоставляется муниципальным органом местного самоуправления Красноармейского района - администрацией Красноармейского района Чувашской Республики и осуществляется через структурное подразделение муниципальный архив Красноармейского района Чувашской Республики (далее - архив), Автономного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" Красноармейского района Чувашской Республики.
Информационное и техническое обеспечение предоставления муниципальной услуги осуществляется через администрацию Красноармейского района Чувашской Республики (далее - администрация), Автономного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" Красноармейского района Чувашской Республики и архив.
В случаях не возможности предоставления необходимой информации, возможно направление в Центральный государственный архив.
1.3.2. Способ получения сведений о местонахождении и графике работы уполномоченного органа, предоставляющего муниципальную услугу
Сведения о месте нахождения и графике работы администрации Красноармейского района и Муниципального архива, номера телефонов для справок, адреса электронной почты размещаются в средствах массовой информации, на официальном Интернет-сайте в республиканской государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Чувашской Республики с Реестром государственных и муниципальных услуг (функций) Чувашской Республики" (далее - Портал) www.gosuslugi.cap.ru, на информационных стендах (Приложение № 1 к настоящему Административному регламенту).
Местонахождение и почтовый адрес уполномоченного органа:
1. Отдел социального развития и архивного дела администрации Красноармейского района
429620, Чувашская Республика, Красноармейский район, с. Красноармейское, ул. Ленина, 35.
Справочные телефоны уполномоченного органа: 8 (83530) 2-24-48.
Электронный адрес уполномоченного органа: kult1@krarm.cap.ru
График работы уполномоченного органа:
Часы работы с 08.00 до 17.00
Перерыв на обед с 12.00 до 13.00
2. Муниципальный архив администрации Красноармейского района
429620, Чувашская Республика, Красноармейский район, с. Красноармейское, ул. Ленина, 44.
Справочные телефоны уполномоченного органа: 8 (83530) 2-17-75.
Электронный адрес уполномоченного органа: arxiv@krarm.cap.ru
График работы уполномоченного органа:
Часы работы с 08.00 до 17.00
Перерыв на обед с 12.00 до 13.00
Приемные дни по личным вопросам
Понедельник, вторник, четверг, пятница
с 08.00 до 12.00
Работа с документами
с 13.00 до 17.00
Профилактический день
среда
Выходной
суббота, воскресенье
3. Автономное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" Красноармейского района Чувашской Республики.
429620, Чувашская Республика, Красноармейский район, с. Красноармейское, ул. Ленина, 26/1.
Справочный телефон: 8 (83530) 2-11-22
Электронный адрес: mfz@krarm.cap.ru
График работы:
Понедельник - пятница
Часы работы: с 08.00 до 17.00
Перерыв: с 12.00 до 13.00
Выходные: суббота, воскресенье.
1.3.3. Порядок получения информации заинтересованными лицами о предоставлении муниципальной услуги
Для получения информации о процедуре предоставления муниципальной услуги пользователи вправе обратиться:
- в письменной форме лично в архив;
- по телефону в архив;
- в письменном виде почтой в администрацию Красноармейского района или архив;
- в устной форме лично или по телефону к специалисту Автономного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" Красноармейского района Чувашской Республики;
- через официальный Интернет-сайт администрации Красноармейского района http://gov.cap.ru/main.asp?govid=67;
- через Портал www.gosuslugi.cap.ru.
Если информация, полученная в архиве, не удовлетворяет пользователя, то пользователь вправе в письменном виде или устно обратиться в адрес управляющего делами администрации Красноармейского района, курирующего предоставление муниципальной услуги.
Основными требованиями к информированию пользователей являются:
- достоверность предоставляемой информации о процедуре;
- четкость в изложении информации о процедуре;
- полнота информации о процедуре;
- наглядность форм предоставляемой информации о процедуре;
- удобство и доступность получения информации о процедуре;
- оперативность предоставления информации о процедуре.
Информирование пользователей организуется следующим образом:
- индивидуальное информирование;
- публичное информирование.
Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
1.3.4. Индивидуальное устное информирование пользователей
Индивидуальное устное информирование осуществляется сотрудниками архива при обращении пользователей за информацией:
- лично;
- по телефону.
Сотрудник архива, осуществляющий индивидуальное устное информирование обязан:
- подробно в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги;
- объяснить причины возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги, стараясь избегать конфликтных ситуаций.
Время ожидания пользователей при индивидуальном устном информировании не может превышать 15 минут. Индивидуальное устное информирование каждого пользователя сотрудниками архива осуществляется не более 10 минут.
При информировании о порядке предоставления муниципальной услуги по телефону сотрудник архива, сняв трубку, должен представиться: назвать фамилию, имя, отчество, должность, назвать структурное подразделение администрации Красноармейского района. Сотрудник архива обязан сообщить пользователю адрес муниципального архива Красноармейского района (при необходимости - способ проезда к ней), режим работы архива Красноармейского района.
Во время разговора сотрудник архива должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. В конце информирования работник архива, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые надо предпринимать (кто именно, когда и что должен сделать). Разговор не должен продолжаться более 10 минут.
1.3.5. Индивидуальное письменное информирование пользователей
Индивидуальное письменное информирование при обращении пользователя в администрацию Красноармейского района или архив осуществляется путем почтовых отправлений.
Глава администрации Красноармейского района либо управляющий делами администрации Красноармейского района, курирующий предоставление муниципальной услуги, направляет запрос пользователя в архив.
Ответ на запрос пользователя исполняется архивом в соответствии с данными, имеющимися в архивных документах.
Ответ направляется в письменном виде.
При индивидуальном письменном консультировании ответ направляется пользователю в течение 5 - 30 рабочих дней со дня поступления запроса в зависимости от сложности запрашиваемой информации.
1.3.6. Публичное устное информирование
Публичное устное информирование осуществляется с привлечением средств массовой информации, радио, телевидения (далее - СМИ) только в том случае, если в сведениях не содержится конфиденциальной информации.
1.3.7. Публичное письменное информирование
Публичное письменное информирование осуществляется путем публикации информационных материалов в СМИ, размещение на официальном Интернет-сайте администрации Красноармейского района, использования информационных стендов, только в том случае, если в сведениях не содержится конфиденциальной информации.
Информационные стенды оборудуются в доступном для получателя муниципальной услуги помещении администрации Красноармейского района. На информационных стендах содержится следующая обязательная информация:
- адрес архива Красноармейского района, в т.ч. адрес Интернет-сайта администрации Красноармейского района, режим работы архива, фамилии, имена, отчества сотрудников архива, осуществляющих прием и консультирование пользователей, адреса учреждений, взаимодействующих с администрацией Красноармейского района и архивом при предоставлении муниципальной услуги;
- процедуры предоставления муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схемы (приложение № 8 к настоящему Регламенту);
- образцы запросов пользователей (приложения № 2 и 3 к настоящему Регламенту);
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению муниципальной услуги.
Тексты материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным начертанием либо подчеркиваются.
На официальном Интернет-сайте администрации Красноармейского района размещается следующая обязательная информация:
- полное наименование архива, предоставляющего муниципальную услугу (ответственные за предоставление муниципальной услуги указаны в приложении № 1 к настоящему Регламенту);
- процедуры предоставления муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схемы (приложение № 8 к настоящему Регламенту);
- образцы запросов пользователей (приложения № 2 и 3 к настоящему Регламенту).
II. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
2.1. Наименование муниципальной услуги
Муниципальная услуга по выдаче справок социально-правового характера, копий, выписок из документов муниципального архива имеет следующее наименование:
"Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов".
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
Муниципальная услуга предоставляется муниципальным органом местного самоуправления Красноармейского района - администрацией Красноармейского района Чувашской Республики и осуществляется через структурное подразделение муниципальный архив Красноармейского района Чувашской Республики (далее - архив), Автономным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" Красноармейского района Чувашской Республики (далее - уполномоченные органы).
2.2.1. Государственные и муниципальные органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги
При предоставлении муниципальной услуги осуществляется процесс взаимодействия с государственными и муниципальными органами, организациями, сфера деятельности которых, связана с предоставлением муниципальной услуги:
- Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 7 по Чувашской Республике;
- Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политике и архивного дела Чувашской республики;
- Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации (государственное учреждение) в Красноармейском районе Чувашской Республики - Чувашии;
- органы местного самоуправления на территории Красноармейского района.
- организации, учреждения, предприятия на территории Красноармейского района.
При предоставлении муниципальной услуги архив не имеет право требовать от заявителя:
осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг.
2.3. Описание конечного результата предоставления муниципальной услуги
Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются:
Архивная справка - официальный документ, составленный на бланке администрации Красноармейского района Чувашской Республики, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, заверенная в установленном порядке;
Архивная копия - официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных, заверенная в установленном порядке;
Архивная выписка - официальный документ архива, составленный на бланке администрации Красноармейского района Чувашской Республики, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящаяся к определенному факту, событию, лицу, с указанием его поисковых данных, заверенная в установленном порядке;
Информационное письмо о переадресовании обращения в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения муниципальной услуги;
Результатом отказа в муниципальной услуге является информационное письмо, письмо о приостановке ответа.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги
Специалисты уполномоченных органов принимают запрос пользователя для получения муниципальной услуги в соответствии с приложениями № 2 и 3 к настоящему Регламенту.
Продолжительность приема пользователя при подаче запроса для получения муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.
Запрос пользователя регистрируется в журнале регистрации запросов (приложение № 5 к настоящему Регламенту). Датой принятия к рассмотрению запроса является дата его регистрации.
Запрос пользователя рассматривается и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с устным уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.
Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.
При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
Ответ на запрос пользователя выдается на государственном языке Российской Федерации.
2.5. Нормативно-правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Конституцией Чувашской Республики;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Законом Чувашской Республики от 16.09.2005 № 18/2 "Об архивном деле в Чувашской Республике";
- Законом Чувашской Республики от 23.07.2001 № 34 "О порядке рассмотрения обращений граждан в органах государственной власти и органах местного самоуправления Чувашской Республики";
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19;
- Положением о юридическом отделе администрации Красноармейского района Чувашской Республики, утвержденным распоряжением главы администрации Чебоксарского района Чувашской Республики от 10.02.2006 № 45;
- настоящим регламентом;
- действующим Уставом Красноармейского района Чувашской Республики;
- уставом Автономного учреждения "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" Красноармейского района Чувашской Республики.
2.6. Перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги
Основанием для предоставления муниципальной услуги является:
- заявление, паспорт для физических лиц;
- доверенность, паспорт, заявление для доверенных лиц;
- запрос на фирменном бланке для юридических лиц.
В обращении необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- сведения о заявителе, в том числе:
фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
- изложение существа обращения (сведения, необходимые для исполнения обращения);
- личную подпись и дату.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.
Заявления подаются по формам, указанным в приложениях № 2 и 3 к настоящему административному регламенту.
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (с изменениями от 6 апреля, 27 июня, 1 июля 2011 г.) при предоставлении муниципальной услуги, не вправе требовать от заявителя:
- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Чувашской Республики и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона.
2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления услуги
Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является неполный состав документов, указанных в пункте 2.6.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
Архив может отказать или отсрочить предоставление муниципальной услуги.
Основанием для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги являются:
- плохое физическое состояние архивных документов;
- ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1993 года № 5485-1 "О государственной тайне", Федеральным законом от 9 июля 1993 года № 5351-1 "Об авторском праве и смежных правах", Федеральным законом от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", Указом Президента от 24 января 1998 года № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне", или фондообразователем при передаче дел на государственное хранение;
- необходимость выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, проведения проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и т.д.);
- выдача архивных документов и дел во временное пользование другим учреждениям;
- экспонирование заказанных архивных дел на выставке;
- отсутствие в архивных делах технического оформления и научного описания.
Основаниями для приостановления рассмотрения обращения могут быть: недостаточная информация от заявителя; недостающие документы. В этом случае специалист муниципального архива направляет просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения обращения принимается специалистом муниципального архива в течение 5 рабочих дней со дня его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения обращения.
2.9. Размер платы за предоставление муниципальной услуги
Муниципальная услуга по выдаче справок социально-правового характера, копий, выписок из документов муниципальным архивом предоставляется на бесплатной основе.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги и при получении результата предоставления услуги
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче обращения о предоставлении муниципальной услуги по выдаче справок социально-правового характера, копий, выписок из документов муниципальным архивом не должны превышать 20 минут.
2.11. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении услуги
Поступившие в муниципальный архив письменные обращения заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке в Книге регистрации запросов (приложение № 5).
Регистрация обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
2.12. Требования к удобству и комфорту мест предоставления муниципальной услуги
Организация приема пользователей осуществляется ежедневно в соответствии с режимом работы архива, приведенным в пункте 1.3.2 и ведет их учет по установленной форме (приложения № 4, 5).
Для удобства потребителей муниципальной услуги помещения должны быть оборудованы информационными стендами, столами для возможности оформления документов, стульями, иметь хорошее освещение.
Помещение для оказания муниципальной услуги должно быть оснащено необходимыми техническими средствами и оргтехникой. Должно по возможности обеспечиваться соблюдение тишины, чистоты и порядка.
Места предоставления муниципальной услуги оборудуются средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
2.13. Показатели доступности и качества предоставления услуги
- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги и условий ожидания приема;
- своевременное, полное информирование о муниципальной услуге посредством форм информирования, предусмотренных административным регламентом;
- обоснованность отказов в предоставлении муниципальной услуги;
- отсутствие обоснованных жалоб на действия (бездействие) специалистов, предоставляющих муниципальную услугу;
- соответствие должностных инструкций специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, административному регламенту в части описания в них административных действий, профессиональных знаний и навыков.
2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления услуги в электронной форме
Предоставление муниципальной услуги в электронной форме обеспечивает возможность:
- подачи обращения в электронном виде;
- получения заявителем сведений о ходе выполнения обращения;
- ознакомления заявителя с порядком предоставления муниципальной услуги на интернет-сайте администрации Красноармейского района Чувашской Республики http://gov.cap.ru/main.asp?govid=67;
- консультирование заявителя.
III. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ К ПОРЯДКУ
ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ОСОБЕННОСТИ ВЫПОЛНЕНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры муниципального архива:
- прием запросов пользователей для получения муниципальной услуги;
- рассмотрение заявлений;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращения;
- оформление архивных справок, копий, выписок из документов;
- выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов.
Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги приводится в приложении № 8 к настоящему Регламенту.
3.1. Прием запросов пользователей для получения муниципальной услуги
Основанием для рассмотрения вопроса о предоставлении муниципальной услуги юридическому лицу является письменное обращение; физическому лицу - его личное заявление или уполномоченного лица (приложения № 2, 3 к настоящему Регламенту).
Сотрудник архива проводит прием пользователей по вопросам выдачи информации. Если пользователь обратился лично, то сотрудник архива беседует индивидуально с каждым посетителем. Если пользователю необходимо получить справку по документам архива, то он заполняет анкету-заявление по установленной форме (приложение № 2 к настоящему Регламенту).
Если пользователю требуются сведения по документам, которые на хранение в архив не поступали, то ему дается рекомендация, в какой архив или в архив какого учреждения необходимо обратиться.
При приеме заявления пользователю сообщается о времени предоставления муниципальной услуги.
Все посетители регистрируются в журнале регистрации посетителей, который ведется по определенной форме (приложение № 4 к настоящему Регламенту).
Все заявления граждан, учреждений, тематические и социально-правового характера, поступившие в архив по почте или непосредственно от пользователей, учитываются и регистрируются в день их поступления в журнале регистрации заявлений (приложение № 5 к настоящему Регламенту).
3.2. Рассмотрение заявлений
Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с момента его регистрации.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
3.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения обращений
Специалист муниципального архива, при поступлении обращения, с помощью имеющегося научно-справочного аппарата определяет архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.
В соответствии с архивными шифрами поднимает из архивохранилища необходимые для исполнения обращения архивные документы и приступает к исполнению обращения.
По окончании исполнения обращения все полученные архивные дела возвращает в архивохранилище на свои места хранения.
Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилища.
3.4. Оформление архивных справок, копий, выписок из документов
Архивная справка (приложение № 7 к настоящему Регламенту), архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями изложенными, в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговаривается в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации Красноармейского района.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается управляющим делами администрации Красноармейского района, заведующим архивом и заверяется печатью администрации Красноармейского района.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке администрации Красноармейского района составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначается многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, неподдающиеся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью и подписью управляющего делами администрации Красноармейского района.
3.5. Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо как результат отказа или приостановки ответа, предназначенные для направления заявителям, высылаются специалистом муниципального архива на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично на руки заявителям.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.
IV. Порядок и формы контроля
за предоставлением муниципальной услуги
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется ведущим специалистом-экспертом, ответственным за организацию и предоставление муниципальной услуги.
4.1.1. Текущий контроль осуществляется:
- путем проведения руководством администрации Красноармейского района проверок соблюдения законодательства в области архивного дела, правил, установленных нормативными документами, а также положений настоящего Регламента;
в ходе рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения получателей муниципальной услуги, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) сотрудников архива Красноармейского района.
4.2. Сотрудник муниципального архива Красноармейского района несет персональную ответственность за:
- соблюдение сроков и порядка приема документов, правильность внесения записи в журнал учета входящих документов;
- соответствие результатов рассмотрения документов требованиям законодательства Российской Федерации;
- принятие мер по проверке представленных документов;
- соблюдение сроков и порядка выдачи документов.
4.3. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан и юридических лиц, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
V. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ
И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ) ОРГАНА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО
МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ, А ТАКЖЕ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
5.1. Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые специалистом муниципального архива при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к управляющему делами администрации района или главе администрации Красноармейского района.
Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ заявителю вышестоящего должностного лица. Срок рассмотрения жалобы 15 дней с момента обращения. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
Каждый заявитель имеет право обратиться с жалобой в судебном порядке, если считает, что неправомерными действиями (решениями) специалистами муниципального архива нарушены его права.
Приложение № 1
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по выдаче справок социально-правового
характера, копий, выписок из документов
Справочные сведения
об адресах и телефонах администрации
Красноармейского района и архива
Администрация Красноармейского района
Глава администрации Красноармейского района
(8-835-30) 2-12-15
krarm@cap.ru
Начальник отдела социального развития и архивного дела
(8-835-30) 2-24-48
kult1@krarm.cap.ru
429620, с. Красноармейское, ул. Ленина, 35 Красноармейского района
тел.: (8-83530) 2-12-15
факс: 2-10-68
электронный адрес: krarm@cap.ru
Муниципальный архив Красноармейского района
429620, с. Красноармейское, ул. 30 лет Победы, 18 Красноармейского района
тел.: (8-835 30) 2-17-75
электронный адрес: arxiv@krarm.cap.ru
Адрес Интернет-сайта администрации Красноармейского района:
http://gov.cap.ru/main.asp?govid=67
Режим работы
Часы работы
с 08.00 до 17.00
Перерыв на обед
с 12.00 до 13.00
Приемные дни по личным вопросам
Понедельник, вторник, четверг, пятница
с 08.00 до 12.00
Работа с документами
с 13.00 до 17.00
Профилактический день
среда
Выходной
суббота, воскресенье
Приложение № 2
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по выдаче справок социально-правового
характера, копий, выписок из документов
Регистр. № ____ Фамилия ____________________________
"___" ____________ 20__ г. Имя ________________________________
Отчество ___________________________
Адрес: _____________________________
____________________________________
____________________________________
Телефон ____________________________
Заявление
1. Фамилия, имя, отчество, о котором запрашивается архивная справка
_________________________________________
Число, месяц, год рождения _____________
Девичья фамилия ______________________
2. О чем запрашивается архивная справка (нужное подчеркнуть)
- о подтверждении трудового стажа (где и кем работал(а), годы работы)
- о заработной плате (за какие годы)
- о составе семьи
- о земельном участке
- о награждении
- и др.
Куда и для какой цели запрашивается архивная справка
Подпись заявителя: __________________________ Дата: _____________ 20____ г.
Выявления проводились: Ф. оп. д. л.
Ф. оп. д. л.
Приложение № 3
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по выдаче справок социально-правового
характера, копий, выписок из документов
НА БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ УЧРЕЖДЕНИЯ
Главе администрации
Красноармейского района
Чувашской Республики
А.В.Шестакову
Дата № _____
Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в с. Красноармейское
Чувашской Республики - Чувашии просит направить в наш адрес справку о
заработной плате на Никулину Валентину Петровну, 12.11.1952 г.р., за период
работы с октября 1981 по октябрь 1983 г. в колхозе "Большевик"
Красноармейского района Чувашской АССР.
Приложение: копия трудовой книжки на 1 л.
Начальник Управления А.В.Петрова
Приложение № 4
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по выдаче справок социально-правового
характера, копий, выписок из документов
КНИГА
регистрации посетителей
N
п/п
Дата приема
Фамилия, имя, отчество посетителя
Адрес посетителя
Краткое содержание запроса
Результат рассмотрения запроса
Форма журнала регистрации приема пользователей
Приложение № 5
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по выдаче справок социально-правового
характера, копий, выписок из документов
КНИГА
регистрации запросов
N
п/п
Дата поступления запроса
Название учреждения Фамилия, имя, отчество лица, от которого поступил запрос
Адрес пользователя
Краткое содержание запроса
Дата исполнения запроса
Результат рассмотрения запроса
Форма журнала регистрации приема пользователей
Приложение № 6
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по выдаче справок социально-правового
характера, копий, выписок из документов
Герб
Чаваш Республикинчи
Красноармейски район
администрацийе
Администрация АДРЕСАТ
Красноармейского района
Чувашской Республики
429620, Чувашская Республика
с. Красноармейское, ул. Ленина, 35
тел. 2-12-15, факс 2-10-68
E-mail: krarm@cap.ru
от ________ № __________
В ответ на Ваш запрос сообщаем, что в составе документов Архивного
фонда ОАО "Уют-Монтаж" за 1999 - 2001 годы сведений о начислении заработной
платы Иванову Ивану Ивановичу не обнаружено. (Или документы в архив на
хранение не поступали).
Местонахождение интересующих Вас документов архиву не известно.
Ведущий специалист-эксперт
администрации Красноармейского района подпись расшифровка подписи
Печать
Приложение № 7
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по выдаче справок социально-правового
характера, копий, выписок из документов
Герб
Чаваш Республикинчи
Красноармейски район
администрацийе
Администрация АДРЕСАТ
Красноармейского района
Чувашской Республики
429620, Чувашская Республика
с. Красноармейское, ул. Ленина, 35
тел. 2-12-15, факс 2-10-68
E-mail: krarm@cap.ru
от ________ № __________
АРХИВНАЯ СПРАВКА
ТЕКСТ
Основание: муниципальный архив Красноармейского района, Ф. 56, оп. 1,
д. 20, л. 50.
Ведущий специалист-эксперт
администрации Красноармейского района подпись расшифровка подписи
Печать
Приложение № 8
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по выдаче справок социально-правового
характера, копий, выписок из документов
Блок-схема
последовательности действий по предоставлению
муниципальной услуги
Прием запросов пользователей для получения
муниципальной услуги по выдаче справок
социально-правового характера, копий,
выписок из документов
\/
Регистрация пользователя в журнале регистрации
посетителей архива в день приема посетителя
\/
Регистрация в журнале регистрации запросов
пользователей архива в день приема заявления
\/
Поиск архивных документов, необходимых
для исполнения обращения
\/
Оформление архивных справок, копий,
выписок из документов
\/
Отказ в выдаче справки Выдача справок
с указанием основания отказа. социально-правового характера,
В течение 5 дней копий, выписок из документов
в срок до 30 дней
со дня поступления запроса
Приложение № 9
к административному регламенту
предоставления муниципальной услуги
по выдаче справок социально-правового
характера, копий, выписок из документов
Управляющему делами администрации
Красноармейского района
Чувашской Республики
Ф.И.О.
Адрес
ЖАЛОБА
на бездействие ведущего специалиста-эксперта
муниципального архива Красноармейского района
Я, Ф.И.О., обратился в муниципальный архив Красноармейского района
Чувашской Республики с заявлением о предоставлении справки ________________
________________________________.
В выдаче справки мне отказали, ссылаясь на то, что ____________________
__________________________________________________________________________.
Прошу разобраться в причине отказа.
"___" __________ 20__ г. Подпись _____________________
------------------------------------------------------------------